Privacybeleid

1 Kort samengevat

• Wij verkopen geen gegevens. Deze site en het platform zetten geen cookies en gebruiken geen analysetools of advertentietrackers. Zie hoofdstuk 11.
• Je e-mailadres, telefoonnummer en tarief zijn afgeschermd voor merken. Merken zien een beperkte versie van je profiel, zonder die drie velden.
• Prestatiecijfers komen uit een schermafbeelding die je zelf stuurt, of een merk voert ze zelf in. Pikobello haalt niets op bij Instagram, TikTok of YouTube en heeft geen toegang tot je accounts daar.
• Merken en agentschappen kunnen creatorlijsten importeren. Wie zo wordt ingevoerd, heeft daar niets voor getekend en krijgt van de import zelf geen bericht. Lees hoofdstuk 3, dat is het stuk dat het meest over jou kan gaan zonder dat je het weet.
• Merken en agentschappen kunnen via Discover Belgische creators zoeken in SocialScout, een andere dienst van Boostique BV. Nodigt een merk je zo uit, dan krijg je van dat merk hoogstens één mail, tenzij je zelf reageert. Je e-mailadres krijgt het merk nooit te zien. Zie hoofdstuk 4.
• Elke mail van ons die niet over je eigen account gaat, heeft onderaan een afmeldlink. Eén klik volstaat en je krijgt zulke mails niet meer, van geen enkel merk. Zie hoofdstuk 7.
• Een agentschap mag tegelijk voor een merk werken en jou vertegenwoordigen. Dat wordt aan jou getoond voor je je kandidaat stelt.
• Koppel je zelf ChatGPT of Claude aan Pikobello, dan gaat wat die assistent in je werkruimte leest naar OpenAI of Anthropic, onder je eigen account bij die aanbieder. Zie hoofdstuk 2.10.
• Een deel van de verwerking gebeurt in de Verenigde Staten: bij Resend en Anthropic, en voor WhatsApp ook bij Meta. Vercel, een Amerikaans bedrijf, draait onze servers in Parijs. Zie hoofdstuk 10.
• Je kunt je gegevens opvragen, laten verbeteren of laten wissen via hendrik@vibelab.be.

2 Welke gegevens we bewaren

2.1 Account

Om in te loggen bewaren we je e-mailadres en een versleutelde versie van je wachtwoord, samen met de datum waarop je account is aangemaakt en of je op het platform staat als merk, als creator of als lid van een agentschap. Dat gebeurt in Supabase Auth, de authenticatiedienst die het platform gebruikt.

Een account dat je als creator via WhatsApp aanmaakt, heeft geen e-mailadres en geen wachtwoord. Daar bewaren we je telefoonnummer, zie hoofdstuk 6.

Bij het aanmaken van je account bevestig je dat je 18 jaar of ouder bent en dat je akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en dit privacybeleid. We bewaren wanneer je dat deed, de naam die je opgaf, voor welke werkruimte het was en welke versie van de voorwaarden toen gold.

2.2 Creatorprofiel

Op een creatorprofiel kunnen de volgende velden staan:

• naam, gebruikersnaam, korte biografie en profielfoto;
• e-mailadres, telefoonnummer en tarief;
• talen en tijdzone;
• handle, volgersaantal en engagementpercentage per platform, voor Instagram, TikTok en YouTube;
• of het profiel actief is, en wanneer het is aangemaakt en gewijzigd.

Wat merken van dat profiel te zien krijgen, is een kleinere lijst. Er bestaat in de database een aparte, afgeschermde versie van je profiel. Daar zitten je e-mailadres, je telefoonnummer en je tarief bewust niet in. Die drie velden zijn voor een merk technisch onbereikbaar, ook met een geldige login. Zichtbaar zijn: naam, biografie, gebruikersnaam, profielfoto, talen, tijdzone, de drie handles met hun volgersaantallen en engagementpercentages, of je profiel actief is, en de aanmaakdatum.

Die afgeschermde versie van je profiel is zichtbaar voor:

• jezelf;
• een merk waarmee je een actieve samenwerkingsrelatie hebt;
• een merk waarvan je een campagne hebt aangevraagd, ook zolang die aanvraag nog niet beoordeeld is en ook wanneer ze uiteindelijk wordt afgewezen;
• een agentschap dat jou vertegenwoordigt, nadat jij die vertegenwoordiging zelf hebt bevestigd.

Een merk waarmee je niets te maken hebt, kan je profiel niet opvragen en kan ook niet nagaan of het bestaat.

2.3 Bedrijfsprofiel

Van een merk bewaren we de naam, de website, het logo, twee huisstijlkleuren en een webadres-fragment. Van een agentschap bewaren we naam, webadres-fragment, website en logo, en per lid welke rol en welke bevoegdheden die persoon binnen dat agentschap heeft.

2.4 Campagnes en kandidaatstellingen

Een campagne bevat een titel, een omschrijving, vereisten, een vergoedingsstructuur, een budget, deadlines, een maximum aantal kandidaturen, een status en of ze publiek is of enkel op uitnodiging.

Wanneer je je kandidaat stelt, bewaren we je voorstel in vrije tekst, het bedrag dat je vraagt, de platforms waarop je wil publiceren, het tijdstip van indienen, de status van je aanvraag en, bij een afwijzing, de reden die het merk heeft ingevuld. Dat alles is zichtbaar voor het merk van die campagne en voor jou.

2.5 Opgeleverd werk

Een oplevering doorloopt vijf toestanden: concept, aanpassingen gevraagd, goedgekeurd, gepubliceerd en afgewezen. We bewaren het platform, het type content, de conceptlink, de link naar de gepubliceerde post, de publicatiedatum, je eigen notities bij de oplevering, de feedback van het merk en de tijdstippen van indienen en beoordelen.

De conceptlink wordt bij publicatie nooit overschreven, zodat achteraf zichtbaar blijft wat het merk precies heeft goedgekeurd. Wie welke stap mag zetten, is vastgelegd in de database: het merk keurt goed, vraagt aanpassingen of wijst af, en een oplevering die jij indiende, kan enkel jij op gepubliceerd zetten.

Een merk, of een agentschap dat voor dat merk werkt, kan wel zelf een gepubliceerde post van jou toevoegen, met de link en de datum, bijvoorbeeld wanneer je die buiten het platform doorstuurde. Zo'n post staat gemarkeerd als toegevoegd door het merk, en die vermelding kan achteraf niemand wijzigen. Sta je op de lijst van dat merk zonder aanvaarde kandidaatstelling, dan noteert het platform je daarbij als aanvaard, met de vermelding dat het merk je toevoegde.

2.6 Prestatiecijfers uit je eigen statistieken

Dit is het gevoeligste onderdeel van het platform, dus hier staat het volledige verhaal.

Wanneer je een schermafbeelding van je eigen statistieken in je AI-assistent zet, leest het model van die assistent de cijfers uit dat beeld en stuurt het ze als getallen naar ons door. De afbeelding zelf komt vandaag niet in onze database terecht. Wat we wel bewaren, per gepubliceerde post:

• voor Instagram: weergaven, bereikte accounts, percentage volgers en niet-volgers, totale interacties, likes, reacties, opslagen, delingen, betrokken accounts, profielactiviteit, nieuwe volgers, reels-interacties en de verdeling van interacties over volgers en niet-volgers;
• voor TikTok: videoweergaven, totale kijktijd, gemiddelde kijktijd, percentage dat de video volledig zag, nieuwe volgers, likes, reacties, delingen, opslagen, de verdeling van het verkeer over Voor jou, Volgend, zoeken, je profiel, geluid en overige bronnen, de zoekopdrachten waarlangs mensen binnenkwamen en het moment waarop kijkers afhaken;
• voor YouTube: weergaven, kijkuren, likes, reacties, delingen en abonnees;
• hoe de cijfers bij ons zijn gekomen, in welk kanaal je ze doorgaf, hoe zeker het model was van zijn lezing, en eventueel het stuk ruwe tekst dat het model in het beeld herkende.

Dat laatste veld verdient een waarschuwing: als het model tekst uit je schermafbeelding meestuurt, wordt die tekst opgeslagen zoals ze is. Staat er iets in beeld dat er niet toe doet, dan kan het mee opgeslagen worden.

Ook een merk, of een agentschap dat voor dat merk werkt, kan zelf cijfers bij je gepubliceerde post invoeren, bijvoorbeeld uit een schermafbeelding die je buiten het platform doorstuurde.

Publieke cijfers die we zelf nakijken. Staat een opdracht gepubliceerd op TikTok, Instagram of YouTube, dan volgt Pikobello ook de publieke cijfers van die post: weergaven, likes en reacties, en op TikTok ook shares en favorieten. We kijken ze na 2 uur na publicatie, na een dag, elke dag tot twee weken en daarna elke week tot dag 90. Voor TikTok en Instagram doen we dat via SocialScout, een dienst van Boostique BV zelf (zie hoofdstuk 4); voor YouTube vragen we het aan de YouTube Data API van Google. Naar SocialScout sturen we enkel de link van de post en je gebruikersnaam, nooit het merk, de campagne, de afspraken, je contactgegevens of de cijfers uit je schermafbeeldingen. SocialScout bewaart de post, de cijfers en een kopie van de video in afgeschermde opslag, en Pikobello doet dat ook, voor het merk van de campagne. Heb je je afgemeld bij SocialScout, dan bewaart SocialScout niets over je: het geeft de cijfers en de video aan ons door en wist zijn eigen kopie binnen 48 uur. Heb je een eigen Pikobello-account, of publiceerde je een post in een campagne, dan volgt SocialScout je ook als publieke creator en ververst het je publieke profiel elke week. Verwijder je je account, dan vragen we SocialScout om daarmee te stoppen; stond je enkel in SocialScout via Pikobello, dan verdwijn je eruit.

De database controleert je cijfers en zet er markeringen bij. Die controles blokkeren niets, ze annoteren. Ze worden berekend door de database zelf, dus niemand kan ze meesturen, onderdrukken of achteraf aanpassen. Het merk ziet ze samen met de cijfers. Dit zijn ze:

Een markering is geen beschuldiging. Ze betekent dat de getallen onderling niet kloppen, wat meestal een leesfout van het model is. Je krijgt de markering in hetzelfde gesprek te zien, in gewone taal, zodat je meteen kunt corrigeren.

2.7 Berichten

Berichten binnen een campagne bevatten de tekst, wie ze verstuurde, in welke rol, bij welke campagne en kandidaatstelling ze horen, wanneer ze verstuurd zijn en wanneer ze gelezen zijn. Ze zijn zichtbaar voor de twee partijen in dat gesprek.

Een bericht van een merk of agentschap kan je ook via WhatsApp of per mail bereiken, zie hoofdstuk 6 en hoofdstuk 7. Antwoord je via de link in zo'n mail, dan komt je antwoord in hetzelfde gesprek terecht.

2.8 Connectorsleutels

Om Pikobello aan je AI-assistent te koppelen, krijg je een sleutel. Wij bewaren die sleutel nooit in leesbare vorm: alleen een onomkeerbare versleutelde afdruk ervan staat in de database, samen met het label dat je eraan gaf, de aanmaakdatum, het laatste gebruik en het moment van intrekken. De sleutel zelf wordt eenmaal getoond bij het aanmaken. Ook wij kunnen hem daarna niet meer uitlezen. Ben je hem kwijt, dan maak je een nieuwe aan en trek je de oude in.

Wie de sleutel in handen heeft, handelt op het platform als jou. Trek hem in via je instellingen of via hendrik@vibelab.be zodra je vermoedt dat hij gedeeld is. Merken en agentschappen hebben hun eigen soort sleutel, met dezelfde regels.

2.9 Assistent in de werkruimte

Merken en agentschappen kunnen in hun werkruimte vragen stellen aan een assistent en er werk mee voorbereiden. Wat je typt, de pagina waarop je staat en de gegevens die de assistent daarvoor opvraagt, gaan naar Anthropic, de aanbieder van het AI-model dat antwoordt. Dat zijn gegevens uit je eigen werkruimte: campagnes, kandidaatstellingen, opgeleverd werk, cijfers, je roster en berichten, ook wat creators daarin schreven. Dat gebeurt onder onze overeenkomst met Anthropic. De assistent heeft dezelfde toegang als jij en ziet niets wat jij zelf niet kunt openen.

Alles wat een creator te zien of te horen krijgt, zoals een bericht, een uitnodiging, een beslissing over een kandidaatstelling of over opgeleverd werk, of een betaling, gebeurt pas nadat je het zelf op een kaart bevestigt. Je gesprekken bewaren we bij je account, zodat je ze later opnieuw kunt openen. Alleen jij ziet ze, en enkel zolang je nog toegang hebt tot de werkruimte waarin je ze voerde. Je kunt een gesprek op elk moment hernoemen of verwijderen, en ze verdwijnen samen met je account. Daarnaast bewaren we per vraag wie ze stelde, wanneer, hoeveel het model verwerkte en welke stappen het zette, met een onomkeerbare afdruk van wat het opvroeg. De kaarten bewaren we met wat erop stond en of je ze bevestigde, en wanneer de assistent iets niet kon, een korte omschrijving van de vraag. Zo kunnen we nagaan wat er gebeurde en zien we welke hulp nog ontbreekt.

2.10 AI-assistenten die je zelf koppelt

Je kunt Pikobello koppelen aan ChatGPT van OpenAI of aan Claude van Anthropic, vanuit je eigen account bij die aanbieder. Je logt daarvoor in bij Pikobello en kiest één werkruimte: een merk dat je beheert, een agentschap met al zijn klanten, of je creatorprofiel. De koppeling bestaat pas nadat je die keuze goedkeurt. Daarna werkt de assistent in die werkruimte met jouw toegang en ziet hij niets wat jij zelf niet kunt openen.

Wat er naar de aanbieder gaat. Vraag je de assistent iets, dan leest hij via Pikobello wat hij daarvoor nodig heeft uit de werkruimte die je koos. Bij een merk of agentschap zijn dat campagnes, kandidaatstellingen, opgeleverd werk, cijfers, betalingen, je roster en berichten, ook wat creators daarin schreven, en de resultaten wanneer je nieuwe creators zoekt. Bij een creatorprofiel zijn het je eigen profiel, campagnes, kandidaatstellingen, opleveringen, cijfers en berichten. Wat de assistent leest, gaat samen met wat je typt naar OpenAI of Anthropic. Dat gebeurt onder jouw eigen account en overeenkomst met die aanbieder, en onder jouw verantwoordelijkheid. Wat zij ermee doen, staat in hun voorwaarden en hun privacybeleid. Via deze koppeling stuurt Pikobello hen niets uit zichzelf: ze krijgen enkel wat jouw assistent opvraagt, op het moment dat hij het vraagt.

Ben je creator, weet dan dat een merk of agentschap waarmee je werkt zo'n koppeling kan maken. Wat dat merk of agentschap over jou mag zien, zoals beschreven in hoofdstuk 2.2 en hoofdstuk 9, kan zo bij de aanbieder van hun assistent terechtkomen. Heb je een eigen account, dan zitten je e-mailadres, je telefoonnummer en je tarief daar niet bij, want het merk kan ze zelf ook niet lezen.

Wat de assistent kan veranderen. De assistent kan ook werk doen, zoals een campagne als concept klaarzetten, een kandidaatstelling beoordelen, creators uitnodigen of een bericht sturen. In een merk of agentschap vraagt Pikobello de assistent om eerst een voorbeeld te tonen, zonder iets te veranderen, en de wijziging pas na jouw akkoord uit te voeren. Dat geldt voor alles wat een creator bereikt, zoals een bericht, een uitnodiging, een beslissing over een kandidaatstelling of oplevering, of een betaling die je registreert. ChatGPT en Claude vragen daarnaast standaard zelf je toestemming voor ze een tool gebruiken die iets verandert. Die instelling beheer je bij hen. Geld verplaatsen kan de assistent niet: een betaling registreren is een notitie, en er loopt geen betaling via het platform.

Wat we bewaren. Van elke koppeling bewaren we welke app ze maakte, met wat die app over zichzelf opgeeft, zoals haar naam en het adres waarnaar je na het inloggen terugkeert. Daarnaast bewaren we voor welke werkruimte de koppeling geldt, wanneer je ze goedkeurde, wanneer ze het laatst gebruikt werd en wanneer ze werd ingetrokken. De sleutels die de app van ons krijgt, bewaren we nooit in leesbare vorm. Een toegangssleutel werkt een uur. Daarna haalt de app een nieuwe op met een vernieuwingssleutel, die zestig dagen geldig blijft en bij elk gebruik vervangen wordt. Verlopen sleutels en inlogverzoeken ruimen we elke nacht op.

In een merk of agentschap houden we per tool die de assistent gebruikte bij wie de vraag stelde, voor welk merk of agentschap, wanneer, hoe lang het duurde, of het lukte en of het enkel een voorbeeld was, met een onomkeerbare afdruk van wat de assistent opvroeg. De inhoud van die vragen en antwoorden bewaren we niet, en je gesprekken in ChatGPT of Claude zien wij niet. Die regels kunnen gelezen worden door wie de vraag stelde, door de eigenaar van het merk en door leden van een agentschap die leestoegang tot dat merk hebben. Een vraag over het agentschap zelf, zonder klant, lezen de eigenaars en beheerders van dat agentschap. Bij een creatorprofiel houden we zo'n regel per tool niet bij.

Loskoppelen. Je trekt een koppeling in bij Connected apps: voor een merk onder Settings, voor een agentschap onder Settings & team, voor een creatorprofiel onder Connections. Vanaf de volgende vraag krijgt de app geen toegang meer. Verwijder je de app enkel in ChatGPT of Claude, trek ze dan ook bij ons in, zodat sleutels die nog bij die app liggen niet meer werken. Verlies je de toegang tot de werkruimte, bijvoorbeeld omdat een agentschap je als lid verwijdert of omdat een merk van eigenaar verandert, dan werkt de koppeling vanaf de volgende vraag evenmin.

2.11 Verzoeken via een link en bestanden

Een merk, of een agentschap dat voor een merk werkt, kan iemand via een link om één ding vragen: de cijfers van een post, een bestand, afspraken over een samenwerking, of het akkoord om door een agentschap vertegenwoordigd te worden. Ook een uitnodiging voor een campagne werkt zo. De link gaat per mail naar het adres dat het merk opgeeft, werkt zonder account, neemt één antwoord en vervalt na zeven dagen.

We bewaren het verzoek met het e-mailadres, het bericht van het merk, wie het vroeg en de status, en daarna je antwoord. Een bestand mag tot 25 MB groot zijn: een afbeelding, een pdf of een video. We bewaren het in een afgeschermde opslag, samen met de bestandsnaam, het type, de grootte en het tijdstip. Enkel het merk dat erom vroeg, en een agentschap dat voor dat merk werkt, kan het openen. Je antwoord verandert op zichzelf niets: het merk beslist daarna of het je antwoord aanvaardt.

3 Creators die zijn ingevoerd door een merk of agentschap

Bij een import kunnen deze velden worden aangemaakt zonder jouw tussenkomst:

• je naam, dat is het enige verplichte veld;
• je e-mailadres;
• je handles en volgersaantallen voor Instagram, TikTok en YouTube;
• een korte omschrijving van wat je maakt, overgenomen uit de bronlijst;
• je tarief, je talen en je tijdzone.

Een merk of agentschap kan daarnaast zelf je telefoon- of WhatsApp-nummer en eigen notities bij je bewaren. Die ziet enkel die organisatie.

Zo'n record staat op naam van de organisatie die het invoerde. Die organisatie kan het teruglezen, inclusief het e-mailadres, en het bijwerken bij een volgende import. Wij contacteren je niet uit onszelf. Een uitnodiging versturen is een aparte, uitdrukkelijke handeling die het merk zelf moet stellen.

Nodigt het merk je uit, zet het een campagne open voor zijn eigen creatorlijst of stuurt het je een bericht, dan stuurt Pikobello je in naam van dat merk een mail. Daarin staat welk merk het is, en onderaan een afmeldlink. Contacten die een merk invoerde, gebruiken we nooit voor de campagne van een ander merk.

Zodra jij het record claimt en er je eigen login aan koppelt, stopt de toegang van die organisatie tot het volledige record onmiddellijk. Vanaf dat moment val je terug op de afgeschermde profielversie uit hoofdstuk 2.2 en beheer je je gegevens zelf.

De grondslag. Voor deze records treedt de organisatie die importeert op als verwerkingsverantwoordelijke, en beroept zij zich op haar gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG) om professionele creators te kunnen benaderen voor betaalde samenwerkingen. Het gaat om beroepsmatige gegevens die de betrokkene zelf publiek maakt. Pikobello treedt daarbij op als verwerker in opdracht van die organisatie. In onze gebruiksvoorwaarden staat dat een organisatie enkel mag importeren wat ze rechtmatig heeft verkregen en dat ze zelf verantwoordelijk blijft voor haar informatieplicht tegenover de betrokkenen.

Wat je kunt doen. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking, zonder een reden op te geven. Stuur een mail naar hendrik@vibelab.be met de naam of het handle waaronder je vermoedt te zijn opgenomen. Wij gaan na of er een record bestaat, laten je weten welke organisatie het heeft ingevoerd en welke velden erin staan, en verwijderen het op je verzoek. Wij verwachten geen bewijs van je identiteit dat verder gaat dan nodig om zeker te zijn dat we het juiste record te pakken hebben. Zie ook de pagina over gegevens laten wissen. Wil je enkel geen mails meer krijgen, gebruik dan de afmeldlink onderaan de mail, zie hoofdstuk 7.

4 Creators die een merk vindt via Discover

Merken en agentschappen kunnen in Pikobello Belgische creators zoeken via Discover. Die zoekfunctie draait op SocialScout (socialscout.be), een andere dienst van Boostique BV, dezelfde uitbater als Pikobello. SocialScout houdt publieke profielgegevens van Belgische creators bij. Discover zoekt enkel in SocialScout en kan de accounts op Pikobello niet doorzoeken.

Wat een merk te zien krijgt. Je naam, je profielfoto, je handles op Instagram en TikTok, je volgersaantallen, je niches, de taal waarin je maakt, een korte bio zonder e-mailadressen of telefoonnummers erin, de mediaan van je weergaven en de formats die je het vaakst gebruikt. Op je profielkaart staan ook je best bekeken recente video's, met cijfers en een link, en de merken waarmee je een samenwerking publiek vermeldde. Je e-mailadres zit daar niet bij: het merk ziet enkel of er een adres bekend is.

Wat we bij Pikobello bewaren. Zolang een merk enkel zoekt of je profielkaart bekijkt, bewaart Pikobello niets over jou. Voegt een merk of agentschap je toe aan zijn lijst, of nodigt het je uit, dan bewaren we een kopie van dat publieke profiel in onze database, met een link naar SocialScout. Die kopie werken we elke nacht bij vanuit SocialScout. Toont SocialScout je niet meer, bijvoorbeeld omdat je je daar afmeldde, dan stopt die bijwerking.

De ene mail. Nodigt een merk je uit voor een campagne, dan vraagt Pikobello je publieke zakelijke e-mailadres op bij SocialScout, tenzij het merk zelf al een adres van je heeft. We sturen je in naam van dat merk één mail. Daarin staat welk merk je uitnodigt, waar we je adres vandaan hebben en een link om je met één klik af te melden. We bewaren het adres bij de kopie van je profiel, enkel om zulke uitnodigingen te sturen. Merken en agentschappen krijgen het nooit te zien. Een tweede mail van hetzelfde merk komt er pas als jij eerst reageerde. We houden bij welk merk je wanneer uitnodigde, zodat de database die regel zelf afdwingt.

De grondslag. Voor Discover is Boostique BV verwerkingsverantwoordelijke. We steunen op ons gerechtvaardigd belang en dat van de merken (artikel 6, lid 1, f AVG): merken zoeken creators voor betaalde samenwerkingen, en creators met een publiek zakelijk profiel krijgen zo opdrachten aangeboden. We wegen dat af tegen je privacy en houden het daarom klein: we gebruiken enkel gegevens die je zelf publiek maakte, je krijgt hoogstens één mail per merk, het merk ziet je adres nooit, en met één klik ben je ervan af.

Wat je kunt doen. Je kunt altijd bezwaar maken, zonder een reden op te geven. Klik op de afmeldlink in de mail: vanaf dan stuurt Pikobello dat adres geen enkele mail meer, van geen enkel merk, behalve mails over een eigen account. Wil je ook uit de lijsten van merken en agentschappen verdwijnen, mail dan je naam of handle naar hendrik@vibelab.be. We verwijderen de kopie van je profiel bij Pikobello, ook bij elk merk en agentschap dat je toevoegde. Vraag je het, dan halen we je ook uit SocialScout, zodat merken je daar niet meer vinden.

5 Agentschappen en belangenconflicten

Een agentschap is een derde partij die voor een merk kan handelen en tegelijk creators kan vertegenwoordigen. Beide kanten werken met uitdrukkelijke bevoegdheden per onderdeel, zoals campagnes, kandidaatstellingen, roster, cijfers en berichten. Voor jou als creator geldt bovendien dat de vertegenwoordiging pas effect heeft nadat jij ze zelf hebt bevestigd. Het moment van die bevestiging en wie ze gaf, worden vastgelegd. Trek je ze in, dan vervalt de toegang bij de eerstvolgende opvraging.

Op dit platform mag een agentschap voor beide partijen tegelijk optreden. Werkt een agentschap voor merk Y en vertegenwoordigt het jou, dan mag het jouw kandidaatstelling bij merk Y zelf goedkeuren of afwijzen. Er is geen blokkering ingebouwd. De maatregel daartegen is openheid, en ze werkt op twee manieren:

• Een overlap tussen een merk en een creator die bij hetzelfde agentschap hoort, wordt op het moment zelf berekend en is zichtbaar voor alle drie de partijen, dus ook voor jou. Wordt een van beide banden ingetrokken, dan verdwijnt de melding meteen. Ze kan niet blijven hangen als achterhaalde vermelding.
• Je kunt bovendien vooraf de actieve klantenlijst van jouw agentschap opvragen, dus voor je je ergens kandidaat stelt. Je ziet daarvan de merken, de bevoegdheden en de status. Je ziet niets over de vergoedingen van dat agentschap en niets over andere creators.

Wij loggen ook welk lid van een agentschap welke handeling stelde in naam van een merk, met tijdstip. Dat logboek dient om een merk toe te laten zijn eigen agentschap te controleren, en het is niet zichtbaar voor creators. Dat staat hier omdat het over persoonsgegevens van agentschapsmedewerkers gaat, en omdat je mag weten dat dit logboek bestaat.

6 WhatsApp

Als creator kun je Pikobello ook in WhatsApp gebruiken, op het nummer +32 456 40 04 90, zonder iets te installeren. Je stuurt er schermafbeeldingen van je statistieken naar en regelt er je campagnewerk.

Je nummer koppelen. Stuur een bericht naar dat nummer. Je krijgt een link terug naar een korte pagina op app.pikobello.ai. Die link werkt tien minuten.

• Ben je nieuw, dan vul je je naam in en vink je aan dat je 18 jaar of ouder bent en akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en dit privacybeleid.
• Heb je al een account, dan bevestig je dat het van jou is met een code die we naar je e-mailadres sturen, of doordat je in die browser al bent ingelogd. Gebruik je een authenticator-app, dan vragen we ook die code.

Daarna toont de pagina een activatiecode van acht cijfers. Die stuur je terug in hetzelfde WhatsApp-gesprek. Pas dan bestaat de koppeling, en pas dan maken we een nieuw account aan. Wie enkel de link in handen heeft, kan dus geen account aan jouw nummer hangen. Een nieuw account dat zo ontstaat, heeft een telefoonnummer, maar geen e-mailadres, geen wachtwoord en geen login op het web.

Stuur je STOP, dan koppelen we WhatsApp los en vervallen openstaande koppelpogingen. Je account en je campagnewerk blijven bestaan. Met START vraag je later een nieuwe link.

Wat we bij de koppeling bewaren. Het nummer, het account waaraan het hangt, wanneer de koppeling ontstond en eventueel eindigde, met welk bericht je ze activeerde en welke versie van de voorwaarden je toen aanvaardde. Van de link en de activatiecode bewaren we enkel een onomkeerbare afdruk. Berichten met zo'n code of link slaan we op zonder die code of link, en ze gaan nooit naar het AI-model. Een bericht hoort pas bij je account via zo'n geactiveerde koppeling. We koppelen nooit op basis van een nummer dat je ergens in je profiel typte, en nooit aan een profiel dat een merk of agentschap voor je aanmaakte.

Wat we bij elk inkomend bericht opslaan:

• het telefoonnummer waarvan het bericht komt, in internationaal formaat, en het berichtnummer dat Meta eraan geeft;
• het tijdstip waarop het bericht volgens Meta verstuurd is en wanneer wij het ontvingen;
• het berichttype en de tekst van het bericht, inclusief het bijschrift bij een afbeelding;
• de verwijzing naar het meegestuurde beeld of bestand bij Meta, zonder het beeld zelf;
• de volledige inhoud van het bericht zoals Meta het aanlevert. Daar zit onder meer de WhatsApp-profielnaam van de afzender in.

Deze gegevens zijn afgeschermd voor elke browsersessie op het platform. Merken en agentschappen kunnen er niet bij, ook niet met een geldige login.

De assistent. Vanaf een gekoppeld nummer praat je met een assistent. Je berichten van de laatste 24 uur, hoogstens dertig van jou en dertig van ons, en een meegestuurd beeld gaan naar Anthropic, de aanbieder van het AI-model dat antwoordt en de cijfers uit een screenshot leest. Dat gebeurt onder onze overeenkomst met Anthropic, niet de jouwe. De assistent handelt alleen op jouw eigen gegevens, met dezelfde toegang als je AI-assistent via de koppeling. Onze antwoorden bewaren we, met de stappen die de assistent zette om eraan te komen. De bytes van het beeld bewaren we niet; wat overblijft zijn de gelezen getallen. Die zetten we als gerapporteerde cijfers bij een gepubliceerde post van jou in een lopende samenwerking, bij voorkeur op hetzelfde platform en zonder eerdere cijfers, met de vermelding dat ze via WhatsApp en door een model gelezen zijn. Het merk van die campagne ziet ze zoals het elk gerapporteerd cijfer ziet. Met een login op het web kun je ze in je dashboard corrigeren of verwijderen; anders vraag je het via hendrik@vibelab.be.

Schreef je ons de laatste 24 uur via WhatsApp, dan kan ook een bericht van een merk of agentschap je daar bereiken.

Voor het WhatsApp-verkeer zelf gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp Ireland Limited en Meta Platforms.

7 Mails die we sturen, en hoe je ze stopt

Alle mails van Pikobello vertrekken via Resend, een Amerikaanse maildienst. Ze komen vandaag van een adres op vibelab.be, het domein van de uitbater. Er zijn twee soorten.

Mails over je account. Je e-mailadres bevestigen, je wachtwoord herstellen, een inlog- of verificatiecode, of een wijziging van je e-mailadres bevestigen. Die krijg je enkel wanneer je er zelf om vraagt. Ze blijven komen, ook na een afmelding, omdat je account zonder niet veilig werkt.

Alle andere mails. Die sturen we omdat iemand op het platform iets met jou wil:

• een uitnodiging om een account aan te maken, of om de pagina over te nemen die een agentschap voor je merk aanmaakte;
• een uitnodiging voor een campagne, ook wanneer een merk je via Discover vond;
• een verzoek via een link, zoals de vraag naar cijfers, een bestand of afspraken, zie hoofdstuk 2.11;
• een bericht van een merk of agentschap, als het je niet via WhatsApp bereikt;
• een mededeling van een agentschap dat je vertegenwoordigt, of dat optreedt voor een merk op wiens lijst je staat.

Onderaan elk van die mails staat een afmeldlink. Eén klik volstaat: vanaf dan stuurt Pikobello dat adres geen enkele mail meer, van welk merk of agentschap ook, behalve mails over een eigen account. Je kunt het ook vragen via hendrik@vibelab.be. We bewaren je adres daarna op een afmeldlijst, enkel om die keuze te respecteren. Je krijgt dan ook geen uitnodigingen of berichten van merken meer per mail. Heb je een account, dan blijven je gesprekken in de app staan.

Per mail bewaren we naar welk adres ze ging, welk soort mail het was, voor welk merk, wanneer, of het versturen lukte, en het nummer dat Resend eraan gaf. Het merk ziet dat een mail vertrok en of dat lukte, maar niet naar welk adres.

8 Waarom we het gebruiken, en op welke grondslag

Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolg voor jou. De markeringen uit hoofdstuk 2.6 worden automatisch berekend, en het merk beslist daarna zelf, als mens, of het jouw werk goedkeurt of afwijst.

9 Wie je gegevens te zien krijgt

• Het merk van een campagne ziet je afgeschermde profiel, je kandidaatstelling met je voorstel en je gevraagde bedrag, je opleveringen en je gerapporteerde cijfers met hun markeringen. Je e-mailadres, telefoonnummer en tarief zitten niet in dat profiel.
• Een agentschap ziet wat het merk ziet, voor de merken waarvoor het handelt en binnen de bevoegdheden die dat merk gaf. Vertegenwoordigt het jou en heb jij dat bevestigd, dan ziet het daarnaast wat die vertegenwoordiging toelaat.
• Een merk of agentschap dat je via Discover vond ziet de publieke profielgegevens uit hoofdstuk 4, nooit je e-mailadres.
• Andere creators zien niets van jou. Creators kunnen elkaar op Pikobello niet opzoeken.
• Merken zonder band met jou zien niets van je account en kunnen ook niet nagaan of je op het platform staat. Discover zoekt in SocialScout en kan de accounts op Pikobello niet doorzoeken.
• Overheden krijgen enkel gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld wanneer we een misdrijf moeten melden dat iemands leven of veiligheid bedreigt.

Deze grenzen zitten in de database zelf, in de vorm van toegangsregels op elke rij, en niet in de schermen die je te zien krijgt. Een fout in het scherm kan dus geen gegevens vrijgeven die de database al weigert.

10 Verwerkers en waar de gegevens staan

De koppelserver waarmee je AI-assistent praat, bewaart geen inhoud van wat de assistent vraagt of terugkrijgt. Per vraag zet hij je sleutel om in een tijdelijke toegang van zestig seconden tot de database. Wat hij wel bijhoudt, staat in hoofdstuk 2.10: de koppeling zelf en, in een merk of agentschap, welke tool liep. Die server draait, net als de server achter WhatsApp, bij Vercel in Parijs.

Gegevens buiten de EU. Resend, Anthropic en Google zijn Amerikaanse bedrijven, en Meta verwerkt WhatsApp-gegevens ook in de VS. Wat via hen loopt, gaat dus naar de Verenigde Staten. Ook Vercel is een Amerikaans bedrijf: onze servers draaien in zijn regio Parijs, maar Vercel kan er vanuit de VS bij. Voor die doorgifte steunen we, waar van toepassing, op het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-U.S. Data Privacy Framework) voor leveranciers die daarvoor gecertificeerd zijn, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

SocialScout is een dienst van Boostique BV zelf en staat daarom niet in deze tabel, zie hoofdstuk 4 en sectie 2.6. Elke leverancier werkt zelf met onderaannemers. Wil je die lijst, of meer uitleg over de waarborgen hierboven, mail dan hendrik@vibelab.be en je krijgt ze.

11 Cookies en opslag in je browser

Deze site en het platform zetten geen cookies, gebruiken geen analysetools en volgen je niet, ook niet over andere sites heen. De site op pikobello.ai bewaart niets in je browser. De webapp op app.pikobello.ai bewaart enkel wat ze nodig heeft om te werken, of een keuze die je zelf maakte:

• In localStorage, dat blijft staan tot je het wist: je inlogsessie, die verdwijnt wanneer je uitlogt, of je de assistent op volledig scherm wil, en per campagne welke onderdelen je in een rapport wil exporteren.
• In sessionStorage, dat verdwijnt wanneer je het tabblad sluit: wat je al invulde bij het instellen van je account, welk gesprek met de assistent open stond, en een herstelkopie van een campagne die je aan het bewaren bent, zodat die niet verloren gaat als de verbinding wegvalt.

Die gegevens blijven in je browser, en we gebruiken ze voor niets anders. Omdat het om strikt noodzakelijke opslag en om je eigen instellingen gaat, vragen we er geen toestemming voor. Je kunt ze altijd wissen via je browser; daarna log je opnieuw in.

Profielfoto's en logo's laadt je browser rechtstreeks van het adres waar ze online staan. Wie die afbeelding aanbiedt, kan dan je IP-adres zien, zoals bij elke afbeelding op het web.

12 Hoe lang we bewaren

Er staat vandaag geen automatische verwijdering ingesteld, op één uitzondering na: de verlopen sleutels en inlogverzoeken van gekoppelde AI-assistenten uit hoofdstuk 2.10 ruimen we elke nacht op. Gegevens blijven bewaard zolang je account bestaat of, bij een geïmporteerd record, zolang de organisatie die het invoerde het bijhoudt. Wij zeggen dat expliciet in plaats van een bewaartermijn te noemen die het systeem niet afdwingt.

Een kopie van een profiel uit SocialScout blijft staan zolang een merk of agentschap je op zijn lijst houdt, of tot je om verwijdering vraagt. Een afmelding voor mails bewaren we zolang we mails versturen, want anders kunnen we ze niet respecteren.

Wanneer je account verwijderd wordt:

• verdwijnen je profiel, je kandidaatstellingen, je opleveringen, je gerapporteerde cijfers, je berichten, je connectorsleutels, de AI-assistenten die je koppelde, je WhatsApp-koppeling en je banden met merken en agentschappen mee;
• blijven de regels over tools die je in een merk of agentschap gebruikte, uit hoofdstuk 2.10, bij dat merk of agentschap staan, zonder verwijzing naar jou;
• verliest elk eerder ontvangen WhatsApp-bericht de koppeling met je account, maar blijft het staan met het telefoonnummer erin. Vraag daar uitdrukkelijk om, dan verwijderen we die berichten ook. Zie de pagina over gegevens laten wissen;
• blijft je e-mailadres op de afmeldlijst staan als je je ooit afmeldde, zodat we je niet opnieuw mailen.

Wij bewaren wel wat we wettelijk moeten bewaren, bijvoorbeeld facturatiegegevens voor de boekhouding.

13 Beveiliging

• Elke tabel in de database heeft toegangsregels per rij. Wie mag wat zien, wordt door de database beslist en niet door de applicatie.
• Connectorsleutels en de sleutels van AI-assistenten die je koppelt, worden nooit in leesbare vorm bewaard. De afdrukken die we wel bewaren, zijn voor een browsersessie technisch onbereikbaar.
• Je e-mailadres, telefoonnummer en tarief staan buiten de profielversie die merken lezen.
• Elk binnenkomend WhatsApp-bericht wordt op handtekening gecontroleerd. Een bericht dat niet aantoonbaar van Meta komt, wordt geweigerd en niet opgeslagen.
• Bestanden uit een verzoek staan in een afgeschermde opslag. Openen kan enkel via een link die we per keer aanmaken en die vijf minuten werkt.
• Links in onze mails, zoals een verzoek, een antwoordlink of een afmeldlink, bewaren we enkel als onomkeerbare afdruk.
• Verkeer loopt over versleutelde verbindingen en wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard.

Vermoed je een lek of een fout, laat het weten via hendrik@vibelab.be. Meldingen worden serieus genomen en beantwoord.

14 Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten. Ze gelden ook als je nooit een account hebt aangemaakt en enkel als geïmporteerd record in het systeem staat.

• Inzage. Opvragen of we gegevens over jou hebben, welke, en waarvoor.
• Verbetering. Onjuiste gegevens laten rechtzetten.
• Verwijdering. Je gegevens laten wissen.
• Beperking. Het gebruik laten stilleggen zolang een betwisting loopt.
• Overdraagbaarheid. Je gegevens in een machineleesbaar bestand krijgen, of ze rechtstreeks naar een andere aanbieder laten sturen.
• Bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, met inbegrip van een geïmporteerd record of een profiel uit Discover. Voor mails volstaat de afmeldlink.
• Toestemming intrekken. Waar we op toestemming steunen, zoals de vertegenwoordiging door een agentschap, trek je die op elk moment weer in. Wat daarvoor gebeurde, blijft rechtsgeldig.

Stuur je verzoek naar hendrik@vibelab.be. Je krijgt antwoord binnen een maand. Loopt het uit, dan laten we dat binnen die maand weten, met de reden. Wij vragen je geen kosten voor een eerste verzoek.

15 Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. Je kunt ook rechtstreeks klacht indienen bij de toezichthouder. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woon je in een andere EU-lidstaat, dan kun je terecht bij de toezichthouder van je eigen land.

16 Wijzigingen aan dit beleid

Verandert het platform, dan verandert deze pagina mee. De datum en de versie bovenaan zeggen wanneer ze het laatst is bijgewerkt. Bij een wijziging die er echt toe doet, zoals een nieuw soort gegeven of een nieuwe ontvanger, brengen we gebruikers met een account rechtstreeks op de hoogte.